Wilman kautta tehdyt opetustoimen viralliset päätökset, kuten oppimisen tuen, koulukuljetusten ja kouluvalintojen päätökset, ovat nyt saatavilla myös Suomi.fi-palvelussa. Uudistuksen myötä Wilman kautta tehdyt päätökset löytyvät samasta paikasta muun viranomaispostin kanssa.

– Tämä on jälleen yksi askel kohti digitaalisempaa ja sujuvampaa asiointia. Kun oppilaitosten päätökset ovat jatkossa saatavilla myös Suomi.fi-palvelussa, niin oppilaiden, huoltajien kuin henkilöstönkin arki helpottuu huomattavasti, sanoo Wilmaa kehittävän Visma Aquila Oy:n koululiiketoiminnan johtaja Teemu Lehtonen tiedotteessa.

Uudistus vastaa kuluvan vuoden aikana voimaan tulevan lainsäädännön vaatimuksiin. Lakimuutos edellyttää, että viranomaiset – myös opetustoimen organisaatiot – käyttävät sähköisiä Suomi.fi-viestejä ensisijaisena kanavana virallisessa asioinnissa kansalaisten kanssa. Tavoitteena on koota kaikki keskeiset asiakirjat osaksi jokaisen kansalaisen omaa digitaalista asiointihistoriaa.

Edellytyksenä digitaaliselle viranomaisviestinnälle on, että tiedot vastaanottajista ovat ajantasaisia ja varmennettuja, päätökset ovat juridisesti pätevästi allekirjoitettuja, ja tiedonsiirto tapahtuu tietoturvallisesti. Wilma tukee tätä kokonaisuutta tarjoamalla ratkaisun, jossa päätökset allekirjoitetaan ja tallennetaan turvallisesti järjestelmään ennen niiden lähettämistä Suomi.fi-viesteinä.

– Päätöksenteon prosessien on täytettävä sekä lakimuutoksen että tietosuojan vaatimukset. Wilman ratkaisu yhdistää henkilötietojen varmennuksen väestötietojärjestelmästä, sähköisen allekirjoituksen ja Suomi.fi-viestit yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi, Lehtonen sanoo.

Ensimmäisessä vaiheessa Wilmasta välitetään Suomi.fi-palveluun vain tieto uudesta päätöksestä, mutta itse asiakirjat säilyvät turvallisesti Wilmassa. Tällaisia asiakirjoja allekirjoitetaan vuosittain satoja tuhansia. Järjestelmien integraatiota laajennetaan vaiheittain viranomaislinjausten ja lainsäädännön tarkentuessa. Kun mukaan lasketaan kaikki dokumentit, kuten todistukset, siirtyy niitä Wilman kautta Suomi.fi-palveluun lopulta valtakunnallisesti jopa miljoonia joka vuosi.

Sähköiseen viranomaisviestintään siirtyminen tuo merkittäviä etuja kaikille osapuolille. Paperipostin ja manuaalisen työn väheneminen säästää kuntien postitus- ja henkilöstökuluja. Samalla päätökset ja tiedotteet tavoittavat vastaanottajat nopeasti ja luotettavasti. Henkilötietojen varmennus väestötietojärjestelmästä parantaa tiedon laatua ja vähentää virheiden riskiä arkaluonteisten asiakirjojen käsittelyssä.

Wilma on Suomen suosituin opetuksen ja oppimisen alusta, jota käyttää yli kaksi miljoonaa suomalaista perusopetuksesta toiselle asteelle. Wilmalla on keskeinen rooli sen varmistamisessa, että opetuksen järjestäjät siirtyvät sujuvasti ja tietoturvallisesti sähköiseen viranomaispostiin vuoden 2026 alusta lähtien.

– Tavoitteenamme on tehdä viestinnästä entistä avoimempaa, ajantasaisempaa ja saavutettavampaa kaikille. Samalla tuemme kuntia ja oppilaitoksia uusien lakisääteisten vaatimusten täyttämisessä tehokkaasti”, Lehtonen sanoo.

Aamuset-kaupunkimedia (AKM)